Hlavným cieľom je efektivita práce a nie automatizácia

Automatizácia činností bez zavedenia mechanizmu riadenia kapacity zvýši pracovníkom komfort, ale ušetrený čas človek "strávi" inak. Nevznikne tak skutočná úspora.

Pred automatizáciou činností

Prestoj

Plytvanie

Produkcia

Po automatizácii činností

Prestoj

Plytvanie

Produkcia

Využitie časového fondu práce

Plán dochádzky

PN, OČR, absencia

Porady, prestoj, vzdelávanie, tvorba dokumentácie, audity, ....

Chyby, hľadanie, triedenie, schvaľovanie, robenie nepožadovanej práce, transport dokumentov, robenie v inom poradí ako zadal klient, plytvanie intelektom

Zmeranie koľko času pracovník skutočne produkuje

Najväčšia výzva sú dlhodobé a nespochybniteľné dáta

Používame systém, v ktorom ľudia zadávajú, odovzdavajú, kontrolujú a reportujú si pracovné úlohy. Úlohy vznikajú na základe dopredu nastavenej postupnosti krokov z procesného katalógu. Postupnosť krokov je veľmi ľahko meniteľná a prispôsobiteľná potrebám oddelenia. Vytvorenie a naplnenie kompletného katalógu procesov aj s úkonmi trvá zhruba 2 dni.

Pracovníkom týmto výrazne zjednodušíme

• zadávanie úloh - výber zo zoznamu

• orientáciu v úlohách

• riadenie úloh naprieč organizáciou

• minimalizujeme hľadanie, dozisťovanie a kontrolu.

Manažér vidí všetky úlohy oddelenia. Vie si ich prezerať podľa zadaných kritérií:

• Po termíne

• Na pracovníka

• Na dátum

• ..... 

Odbúravame tak aj zdĺhavú tvorbu reportov a výkazov práce. Sú to benefity, ktoré výrazne znížia odpor k nasadeniu meracieho nástroja.

Postupnosť krokov - Fáza I.

• Spísanie „všetkej“ agendy na pracovisku - Procesný katalóg pracoviska

• Selekcia kľúčovej agendy (napr. pareto princípu 20/80)

• Zápis agendy z procesného katalógu do aplikácie

• Využívanie aplikácie - zadávanie, preberanie, vracanie, ukončovanie úloh cez aplikáciu (nie cez email, telefón, ...)

• Vyhodnocovanie času stráveného jednotlivými činnosťami

• Zavedenie opatrení minimalizujúcich prestoje

Výstupy I. fázy:

• minimalizácia neproduktívneho času

• priama úspora personálnych nákladov

Fáza II. - Normovanie časov​

Po minimalizácii prestojov vo fáze I. doplníme časovú normu úkonu - pracnosť do procesného katalógu podľa metodiky. Systém na základe zadávania úloh vyhodnotí vyťaženie pracovníkov. Výsledky ktoré môžeme na základe dát očakávať:

• zobrazenie variability času spracovania - úroveň štandardizácie procesu

• skutočný výkon jednotlivých pracovníkov

• najčastejšie príčiny straty výkonu

• senioritu pracovníkov

Výstupy II. fázy

• minimalizácia straty neefektívnou prácou

• priama úspora personálnych nákladov

Ak máte záujem dozvedieť sa viac, navštívte zážitkový tréning "ZNIŽOVANIE NÁKLADOV A RIADENIE KAPACÍT",

alebo nás kontaktujte.